Rensa bort oanvända bilder/orter/källor efter konvertering av ARKIV från Dg8

När man använder ARKIV i en datamapp i DG8, är DgPic, ortsträd och källträd gemensamt för alla arkiven. Vid konvertering till Dg2016 bildas av varje ARKIV i Dg8 en ny datamapp i Dg2016.
Samtliga bilder liksom hela ortsträdet och källträdet flyttas över till alla de nya datamapparna. Har man 10 arkiv i Dg8 så kommer alla bilder med i samtliga 10 datamappar.

Men i varje ny datamapp så används ju bara en del av bilderna, en del at de orter man lagt in själv och en del av de grupper/källor/hänvisningar som lagts in i källträdet i Dg8.

I DG2016 finns en ny funktion för Export till XML för överföring till en annan datamapp. När man gör det tas bara med de bilder, orter och källor/källstruktur som används i den datamappen (de man själv skapat).

Om du är datorvan kan du göra detta för varje av de datamappar som skapats ur ARKIV i Dg8, och väljer att alla personer skall exporteras för att importeras i en ny tom datamapp. Kom bara ihåg var XML sparas. Om man därefter i Dg2016 skapar en ny tom datamapp i Dg2016, och importerar denna XML där, så kommer DgPic bara att innehålla de bilder som används i den datamappen. Samma med ortsträd och källträd, där kommer bara de som används att läggas till den standardstruktur som finns.

Ett krux är att vid import från XML kräver programmet att man i källträdet väljer/skapar en grupp, där din egen källstruktur hamnar. Detta får/kan du åtgärda genom att flytta tillbaks dem där du vill ha dem, med klipp ut klistra in. Gör det för dina översta gruppnivåer så följa hela underliggande strukturen med.

Metoden kan även användas för vilken datamapp som helst i Dg2016 för att rensa bort bilder, orter och källor/grupper som inte används längre. Standardstrukturerna ligger dock alltid kvar.

Detta är ett TIPS, och du skall inte prova det om du inte är datorvan, och glöm inte att ta backup av dina datamappar innan du börjar. Lycka till!

Detta var ett problem för mig. Jag hade 10 arkiv. I bildarkivet fanns ca 2 GB bilder. Efter konverteringen hade jag 10 nya bibliotek med 2 GB bilder i varje.
Att källträd och ortsdatabas följer med till alla 10 ser jag inte som ett problem, snarare ett måste. Jag har lagt upp ALLA världens länder i min ortsdatabas med huvudstäder, delstater i bl.a. Tyskland och USA och countys i USA. Dessa skall följa med oavsett om de används av någon person i arkivet eller ej.
Samma gäller källdatabasen. Den innehåller Sveriges alla församlingar med underbibliotek kyrkoböcker o.s.v. Dessa skall också följa med OAVSETT om någon person är kopplad till källan eller ej.
Att göra en XML export i mitt fall betyder att jag skall göra detta 10 gånger och enbart då bilderna. ORTER och KÄLLOR skall följa med till alla 10 nya biblioteken. Verkar väldigt svårt och mycket tidsödande!

VARFÖR görs inte detta automatiskt vid konverteringen genom att man svarar vad man vill skall följa med till alla nya databaser och vad som bara skall följa med till den daatabas där personen med koppling finns (i mitt fall enbart bilder alltså).

Kommer detta att ske?

Du vill alltså ha med ALLA orter och ALLA källor, men BARA de bilder som hör till just den datamappen.

Ja man skulle ju kunna välja själv.

I produktrådet har vi diskuterat en funktion för att undersöka om det finns brutna länkar till bilder, multimedia och arbetsmaterial. Då kan man ju tänka sig att göra motsatsen också.